Nie taka zbiórka straszna, czyli krótki przewodnik po zbiórkach publicznych

1. Co to jest zbiórka publiczna i czy jest się czego bać?

Zbiórki publiczne to nic innego jak jedna z form zbierania środków na cele społeczne – forma regulowana szczególnymi przepisami zawartymi w ustawie o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych, która weszła w życie 18 lipca 2014 roku.

Nowa ustawa zastąpiła leciwą regulację z 15 marca 1933 roku i wprowadziła szereg ułatwień, które sprawiły, że organizacja zbiórki publicznej stała się nie tylko bardziej dostępna(zwiększył się krąg podmiotów, które mogą ją przeprowadzić), lecz także łatwiejsza(nie wymaga już uzyskania pozwolenia, a tylko zgłoszenia).

Co to jest zbiórka publiczna? Definicja ustawowa jest dość precyzyjna: Zbiórką publiczną jest zbieranie ofiar w gotówce lub w naturze w miejscu publicznym na określony, zgodny z prawem cel pozostający w sferze zadań publicznych, o których mowa w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, oraz na cele religijne.

Tyle mówi ustawa – przekładając to na powszechnie zrozumiały język oznacza to, że organizator zbiera od Darczyńców pieniądze lub innego rodzaju dary(na przykład artykuły spożywcze), musi to robić w miejscu publicznym, a więc ogólnodostępnym(za takie uważa się w szczególności ulice, place, cmentarze, parki). Oznacza to, że nie każda zbiórka będzie zbiórką publiczną – jeśli chcemy przeprowadzić zbiórkę na wózek inwalidzki dla naszego kolegi, ale uznajemy, że wystarczy na to zebranie określonej kwoty od naszych znajomych i rodziny, co czynimy odwiedzając ich mieszkania i prosząc o datki przy herbacie i ciastku, to z pewnością nie będzie to zbiórka publiczna – nie prowadzimy bowiem jej w miejscu ogólnodostępnym, jakkolwiek cel spełnia kryteria ustawowe, zbieramy też przecież gotówkę.

Na jaki cel można prowadzić zbiórki? Oczywiście cel musi być zgodny z prawem i musi pozostawać w sferze zadań publicznych. W tej ostatniej kwestii ustawa o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych odsyła do ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie – ta zaś zawiera katalog trzydziestu trzech obszernych kategorii, który warto przeczytać i zastanowić się, w której kategorii mieści się nasza działalność, są to między innymi sprawy:

1. „pomocy społecznej, w tym pomocy rodzinom i osobom w trudnej sytuacji życiowej oraz wyrównywania szans tych rodzin i osób;

2. wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej; udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej oraz zwiększania świadomości prawnej społeczeństwa;

3. działalności na rzecz integracji i reintegracji zawodowej i społecznej osób zagrożonych wykluczeniem społecznym;

4. działalności charytatywnej;

5. podtrzymywania i upowszechniania tradycji narodowej,

6. pielęgnowania polskości oraz rozwoju świadomości narodowej, obywatelskiej i kulturowej;

7. działalności na rzecz mniejszości narodowych i etnicznych oraz języka regionalnego;

8. działalności na rzecz integracji cudzoziemców;

9. ochrony i promocji zdrowia, w tym działalności leczniczej;

10. działalności na rzecz osób niepełnosprawnych;

11. promocji zatrudnienia i aktywizacji zawodowej osób pozostających bez pracy i zagrożonych zwolnieniem z pracy;

12. działalności na rzecz równych praw kobiet i mężczyzn;

13. działalności na rzecz osób w wieku emerytalnym;

14. działalności wspomagającej rozwój wspólnot i społeczności lokalnych;

15. nauki, szkolnictwa wyższego, edukacji, oświaty i wychowania;

16. działalności na rzecz dzieci i młodzieży, w tym wypoczynku dzieci i młodzieży;

17. kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i dziedzictwa narodowego;

18. wspierania i upowszechniania kultury fizycznej;

19. ekologii i ochrony zwierząt oraz ochrony dziedzictwa przyrodniczego”

To niektóre z kategorii aktywności, które pozostają w sferze zadań publicznych zgodnie z ustawą – jak widać jest to katalog, który co prawda jest katalogiem zamkniętym, ale jednocześnie na tyle obszernym, że z pewnością da się w nim umiejscowić działalność zdecydowanej większości organizacji obywatelskich.

Wiemy już, czym jest zbiórka publiczna i jakie kryteria musi spełniać. Co zaś nie jest zbiórką publiczną? Warto tutaj zacytować wprost przepisy ustawy:

„Zbiórką publiczną nie jest zbieranie ofiar w gotówce lub w naturze:

1) na cele religijne, na kościelną działalność charytatywno-opiekuńczą, naukową, oświatową i wychowawczą oraz na utrzymanie duchownych i członków zakonów, jeżeli odbywa się w obrębie terenów kościelnych, kaplic oraz w miejscach i okolicznościach zwyczajowo przyjętych w danej okolicy i w sposób tradycyjnie ustalony;

2) w drodze loterii pieniężnych i fantowych;

3) wśród grona osób znajomych osobiście przeprowadzającym zbiórkę; 4) wśród młodzieży szkolnej na terenach szkolnych, odbywające się na podstawie pozwolenia władz szkolnych; 5) w ramach zbiórek koleżeńskich odbywających się w:

a) lokalu urzędu publicznego na podstawie pozwolenia kierownika urzędu, lub

b) innym zakładzie pracy”

Wiemy już, czym zbiórki są, a  czym nie, pora teraz na to, by zastanowić się, kto może prowadzić zbiórkę publiczną – w stosunku do poprzednio obowiązującej ustawy, nowa regulacja rozszerzyła możliwości ich prowadzenia: uprawnionym do prowadzenia, a więc organizatorem mogą być przede wszystkim organizacje pozarządowe, a także m.in. spółdzielnie socjalne czy stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego. Co ważne – organizatorem zbiórki może być także komitet społeczny powołany  w celu przeprowadzenia zbiórki publicznej. Komitet mogą powołać aktem założycielskim co najmniej trzy osoby fizyczne, które posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i nie były karane za popełnienie przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi lub za przestępstwo skarbowe.

2. Jakich formalności należy dopełnić?

Co powinno zawierać zgłoszenie?

Aby przeprowadzić zbiórkę publiczną zgodnie z przepisami należy dokonać skutecznego jej zgłoszenia – ewidencję zbiórek prowadzi minister właściwy do spraw administracji publicznej, czyli – przynajmniej w chwili powstawania artykułu – minister spraw wewnętrznych i administracji.

Zgłoszenie powinno zawierać:

1) cel zbiórki publicznej;

2) dane organizatora zbiórki:

a) nazwę podmiotu, oznaczenie siedziby oraz numer wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, numer identyfikacji podatkowej (NIP) lub numer identyfikacyjny REGON – w przypadku organizatora, którym jest stowarzyszenie jednostek samorządu terytorialnego lub spółdzielnia socjalna,

b) imiona i nazwiska członków komitetu społecznego, ich adresy zamieszkania, numery PESEL, a w przypadku gdy członek komitetu nie ma numeru PESEL, serię i numer dokumentu potwierdzającego jego tożsamość – w przypadku organizatora, o którym jest komitet społeczny powołany w celu przeprowadzenia zbiórki publicznej,

3) dane osoby uprawnionej do reprezentowania organizatora zbiórki(imię i nazwisko, adres zamieszkania, PESEL),

4) sposób prowadzenia zbiórki publicznej;

5) miejsce prowadzenia zbiórki publicznej;

6) termin rozpoczęcia i termin zakończenia zbiórki publicznej;

7) przewidywane koszty niezbędne do zorganizowania i przeprowadzenia zbiórki, które zostaną pokryte z zebranych ofiar – to ważne, by przewidywane koszty ocenić realnie i by były one istotnie niezbędne.

Jak dokonać zgłoszenia?

Dużym ułatwieniem jest możliwość dokonania zgłoszenia w wersji elektronicznej – trzeba jednak pamiętać, że osoba uprawniona do reprezentowania organizatora musi dysponować  „bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP”(art.9 ust. 2 ust. zb. Publ.) ze względu na wciąż stosunkowo niewielką popularność tego rodzaju rozwiązań, zdecydowanie popularniejsza jest druga forma zgłoszenia – postać papierowa.

Jeżeli jesteście komitetem społecznym prowadzącym zbiórkę, waszym obowiązkiem jest dołączenie do zgłoszenia aktu założycielskiego według wzoru – co ważne, jeśli chcecie dokonać zgłoszenia w formie elektronicznej, każdy z członków musi dysponować podpisem elektronicznym – jeśli nie spełniacie tego warunku, dokonajcie zgłoszenia w formie papierowej.

Formularz zgłoszenia oraz wzór aktu założycielskiego komitetu można za darmo pobrać z portalu zbiórek publicznych – to portal, na którym upublicznia się prawidłowo zgłoszone zbiórki, jego adres warto zapamiętać: http://www.zbiorki.gov.pl/

Jeżeli zgłoszenie jest poprawne, minister jest zobowiązany umieścić informację o zbiórce na portalu zbiórek publicznych – ma na to 3 dni, jeśli zgłoszenie wpłynęło w postaci elektronicznej, zaś 7 – dla zgłoszeń w postaci papierowej.

Co jednak w sytuacji, gdy zgłoszenie ma braki? Wówczas należy spodziewać się wezwania do ich skorygowania. Organizator ma na to 7 dni, w przeciwnym razie jego zgłoszenie pozostawione zostanie bez rozpoznania.

Warto wspomnieć o sytuacji, która może zdarzyć się w przypadku, gdy organizatorem zbiórki jest  komitet społeczny. Tą sytuacją są zmiany personalne w jego składzie.

Jest bardzo istotne, by w razie zmiany składu komitetu dokonać aktualizacji zgłoszenia! W takiej sytuacji należy ponownie doręczyć ministrowi właściwemu ds. administracji publicznej zgłoszenie zbiórki publicznej wraz z załączonym aktem założycielskim – oczywiście uwzględniającym zmiany personalne. Bardzo ważne jest, by dopełnić tego obowiązku możliwie szybko, ponieważ skuteczność zmian w składzie komitetu zależy od umieszczenia aktualizacji na portalu zbiórek publicznych (art. 13 ust.3 ust. zb. Publ.).

Jeśli na portalu zbiórek publicznych pojawi się nasze zgłoszenie możemy zacząć działać!

3. Pamiętaj o sprawozdaniach(i o innych obowiązkach organizatora)!

Organizator zbiórki publicznej ma obowiązek dostarczenia dwóch sprawozdań. Pierwsze dotyczy samej zbiórki, wysokości oraz rodzaju ofiar zebranych w ramach zbiórki, drugie sposobu rozdysponowania zebranych ofiar(niezależnie od tego, czy będą to środki pieniężne, czy też np. artykuły spożywcze.

Sprawozdanie ze zbiórki z podaniem wysokości oraz rodzaju ofiar należy przesłać w ciągu 30 dni od jej zakończenia.

W przypadku sprawozdania z rozdysponowania zebranych ofiar sprawa terminu jest bardziej skomplikowana.  Ustawa rozróżnia tutaj sytuację, w której organizatorem jest organizacja od sytuacji, w której zbiórkę prowadzi komitet społeczny.

W przypadku organizacji sprawozdanie musi być przekazane w terminie trzech miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Jeśli zaś nie uda się rozdysponować ofiar w tym czasie, to sprawozdania należy przekazywać w terminie trzech miesięcy od zakończenia każdego roku obrotowego – aż do momentu, w którym rozdysponowana zostanie całość zebranych ofiar.

Jeśli chodzi o komitety społeczne, to mają one 30 dni od zakończenia dwunastomiesięcznego okresu od zakończenia zbiórki na przekazanie sprawozdania. Jeśli komitet nie zdoła rozdysponować środków  w tym terminie, to należy składać sprawozdania aż do ich rozdysponowania – po upływie kolejnego dwunastomiesięcznego terminu znów jest na to 30 dni.

Niezależnie od obowiązków szczegółowych pamiętać należy, że informacja o zbiórce powinna znaleźć się również w sprawozdaniach sporządzanych rokrocznie przez organizację.

Dla ułatwienia rozliczeń warto pomyśleć o założeniu subkont, na które będą trafiały środki ze zbiórki – jest to tym bardziej pożądane, jeśli prowadzimy więcej zbiórek.

Organizator zbiórki ma obowiązek zapewnić osobom przeprowadzającym zbiórkę(na przykład wolontariuszom) identyfikatory, które zawierać muszą imię i nazwisko osoby przeprowadzającej zbiórkę oraz informację o nazwie zbiórki, jej celu oraz organizatorze. Identyfikator musi zawierać także numer zbiórki. Oprócz faktu, że jest to wymóg ustawowy warto pamiętać, że taki sposób oznaczenia osób zbierających ofiary pomaga zwiększyć skuteczność zbiórki – powoduje bowiem, że jest ona w oczach Darczyńców znacznie bardziej wiarygodna.

4. Podsumowanie

Zbiórki publiczne mogą być użytecznym narzędziem do pozyskiwania środków,  tym bardziej, że ich transparentne i zgodne z przepisami przeprowadzenie stało się znacznie łatwiejsze po nowelizacji prawa. Warto korzystać z możliwości ich przeprowadzenia, jednak nie wolno lekceważyć obowiązków – zwłaszcza w zakresie sprawozdawczości  – ich zaniedbanie spowoduje to, że kolejne zgłoszenie zbiórki spotka się z odmową umieszczenia na portalu, a więc jej przeprowadzenie zgodnie z prawem będzie niemożliwe. Warto to podkreślać, ponieważ na dzień 12 stycznia 2018 na portalu zbiórek publicznych brakowało 3116 sprawozdań, to duża liczba, zważywszy, że realizowanych zbiórek było w tym terminie 2100.

0 komentarzy

Wyślij komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

ZBUDUJ NIEZALEŻNOŚĆ ORGANIZACJI W ROK

 

1. Rok pracy nad sukcesem Twojej organizacji
2. Stały nadzór doświadczonego Fundraisera
3. Obowiązkowa kampania przynosząca darowizny
4. Zmiana funkcjonowania całej organizacji 

 

%d bloggers like this: